Formål
Rutinen skal bidra til at vår virksomhet Kraft Finans og vårt samarbeid med leverandørkjeden fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og å sikre at allmennheten har tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Rutinen skal sikre Kraft Finans oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven.
Omfang
Rutinen omfatter aktsomhetsvurderinger knyttet til direkte og indirekte innkjøp i vår virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skjer etter en risikobasert tilnærming via vårt risikosystem Ignite.
Ansvar
Ledelsen og styret er overordnet ansvarlig for rutinen og skal i samråd med fagansvarlige sikre at det blir gjennomført aktsomhetsvurderinger i de ulike deler av vår virksomhets forretningsområder.
Beskrivelse
Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger skal baseres på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.
Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger
Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres på følgende måte:
Det skal gjennomføres aktsomhetsvurderinger minst 1 gang pr. år.
Risikokartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester.
Vi skal søke tilgjengelig informasjon om leverandørkjeder og kartlegging av risiko fra bransjeforeninger som vi er tilknyttet og fra andre aktører.
Basert på risikokartlegging prioriteres det ut fra de områder forbedring og tiltak bør prioriteres.
Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse. Den skriftlige redegjørelsen fra våre aktsomhetsvurderinger legges i tråd med åpenhetsloven ut lett tilgjengelig på vår virksomhets nettside.
Vi opplyser i tråd med åpenhetsloven i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig og oppdaterer og offentliggjør redegjørelsen innen 30. juni hvert år.
Tiltak
Basert på risikokartlegging skal konkrete tiltak vurderes og besluttes av ansvarlige.
Tiltak kan gjennomføres direkte med leverandørkjeden eller i samarbeid med samarbeidspartnere i samme bransje som Kraft Finans.
Endringer
Dersom vår virksomhet innen et innkjøpsområde blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeder skal ansvarlige følge opp dette og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette i en skriftlig redegjørelse.
Oppfølging
Ved gjennomføring av aktsomhetsvurderinger skal fagansvarlig (Compliance) , sørge for oppfølging og evaluering av tiltak.
Avvik
Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal avvik meldes til ledelsen. Vi vil da følge opp de respektive leverandører til vår virksomhet. Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse.
Behandling
Enhver har ihht. åpenhetsloven ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr. Dersom vi mottar krav om informasjon, skal Compliance ( adv@kraftfinans.no) kontaktes for besvarelse og håndtering av informasjonskravet.
Referanser
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven, LOV-2021-06-18-99).
